Assicurati che i dipendenti con PC di casa abbiano accesso a Internet e alla posta elettronica

Assicurati che i dipendenti con PC di casa abbiano accesso a Internet e alla posta elettronica

Sebbene sembri ovvio, l’archiviazione sicura di un backup di sistema è un’esigenza di base fondamentale per il tuo piano. In effetti, più entità aziendali in diversi settori, compresa la sanità, stanno cercando di archiviare dati elettronici.

E-vaulting significa che invece di eseguire il backup del sistema su nastro, si esegue il backup su un sito sicuro in cui il sistema viene scaricato su un file system elettronico. Il fornitore di e-vault molto probabilmente offrirà anche servizi ridondanti in modo che tu sia protetto con immagini speculari del tuo sistema in due posizioni geografiche.

I fornitori di e-vault per la tua valutazione includono AmeriVault, IBackup, iDataBackup, IronMountain e USDataTrust.

Hai identificato il tuo team di ripristino di emergenza? I membri del team ideale includono il supporto tecnico IT, il personale per eseguire la verifica dell’integrità dei dati, un gruppo di preparazione della struttura, un team di immissione dei dati e un team di progetti speciali per fornire formazione o persino il trasporto a un sito di ripristino se è necessario stabilire servizi altrove.

Se sei il tuo team IT, puoi cercare supporto da società di rete locali o supporto Internet / telefonico su www.askdrtech.com, www.pcpinpoint.com e / o www.speakwithageek.com.

Due delle basi in una lista di controllo IT standard includono un UPS (gruppo di continuità) per sistemi telefonici e componenti di rete (router, ecc.) E utilità di scansione antivirus (ricordarsi di usarli!).

Mantieni almeno una linea telefonica separata dal tuo "principale" sistema telefonico (ad esempio PBX) come un "porta sul retro" dentro o fuori dalla tua pratica.

Separare le apparecchiature di comunicazione dal server di gestione dello studio e dall’hardware di rete per ridurre "unico punto di errore" opportunità (ad es. qualcuno lascia un rubinetto in funzione durante il fine settimana sul pavimento sopra l’armadio dei sistemi di dati).

Esamina l’inoltro delle chiamate remote per reindirizzare le telefonate a un sito alternativo (un ufficio satellite, una casa o un telefono cellulare) nel caso in cui l’edificio sia messo in quarantena.

Le comunicazioni sono fondamentali quando si verifica un disastro di qualsiasi proporzione. Mescola la copertura del telefono cellulare tra due diversi piani per te e il tuo personale in modo che se un servizio si interrompe, potresti comunque avere accesso con l’altro fornitore di servizi.

Assicurati che i dipendenti con PC di casa abbiano accesso a Internet e alla posta elettronica. Se hanno accesso al tuo sistema di pianificazione da casa, potranno utilizzare il sistema per contattare i pazienti per la riprogrammazione.

Dopo aver elaborato l’analisi costi-benefici e la pianificazione delle emergenze, annotare tutto e mantenerlo in formato elettronico e cartaceo, archiviato in un punto facile da raggiungere per un rapido accesso e archiviato in e-vault per sicurezza .

Di che cosa hai bisogno?

Organigramma con nomi e posizioni Informazioni di contatto per le emergenze del personale Elenco dei fornitori e dei numeri di contatto Elenco dei servizi di emergenza e dei numeri di contatto Planimetrie della struttura Procedure di salute e sicurezza Procedure operative e amministrative Inventario delle risorse slim4vit gocce Inventario IT e specifiche del sistema Specifiche del sistema di comunicazione Copie dei contratti di manutenzione e servizio accordi di livello Informazioni sulla copertura assicurativa e numeri di contatto

Il tuo piano di ripristino di emergenza è un documento vivente. Sii diligente con gli aggiornamenti. Non importa da dove inizi, si tratta di diventare sempre più a prova di proiettile!

Quando hai partecipato all’ultima riunione del gruppo di utenti tu o il tuo staff? Se la tua risposta immediata fosse "cos’è un “gruppo di utenti”," hai una grande opportunità a portata di mano, o anche alla tua tastiera!

Sono appena tornato da una riunione del gruppo di utenti PM / EHR (gestione pratica / cartella clinica elettronica) e sono stato sopraffatto dall’energia, dalla condivisione, dal networking e dall’apprendimento reale a cui ho assistito per due giorni interi.

Un gruppo di utenti è un’organizzazione di persone che utilizzano tutte lo stesso sistema software. Una riunione del gruppo di utenti è un raduno di quelle persone. (No, duh.)

A volte la riunione del gruppo di utenti è ospitata dal fornitore del sistema e talvolta è un’associazione indipendente organizzata e gestita dagli utenti, il più delle volte da un comitato nominato da un consiglio di amministrazione eletto dagli utenti.

Sia nelle riunioni ospitate dal fornitore che quelle gestite dagli utenti, le sessioni educative sulle caratteristiche e le funzioni del sistema vengono presentate dagli utenti e / o dal fornitore.

Alcuni gruppi di utenti hanno riunioni regionali e alcuni hanno conferenze nazionali annuali.

Alcuni hanno persino una presenza sul web online in cui vengono scambiate tecniche e vengono discusse le liste dei desideri per nuovi sviluppi prima di presentarle al venditore.

Quasi tutti i sistemi di gestione dello studio e i fornitori EMR hanno qualche tipo di opportunità di gruppo di utenti per le interazioni e il networking tra gli utenti.

Il costo è un problema per te? Alcuni incontri richiedono una quota di registrazione, ma la partecipazione online è generalmente gratuita.

Se devi recarti a una riunione regionale o nazionale, può sembrare un grosso prezzo se si considerano le tasse di registrazione, il biglietto aereo, le tariffe degli hotel, i trasporti e i pasti in loco, ma il ritorno su quell’investimento può essere enorme!

Proprio come mettere un nuovo tetto sulla tua casa aumenta il valore della tua casa, partecipare alla conferenza annuale del gruppo di utenti è un reinvestimento nell’acquisto originale che estenderà l’usabilità del tuo sistema, rendendolo più prezioso per la tua pratica.

E so che ci sono cose che tu o il tuo staff potete imparare. Nel corso di molti anni di consulenza a centinaia di studi medici, non ho mai trovato nemmeno uno studio che utilizzi efficacemente il suo sistema PM.

Ci sono così tante funzioni e capacità integrate nel software che rimangono inutilizzate o sottoutilizzate! Troppo spesso, dopo che un sistema è stato installato e funzionante per un anno o due, la pratica diventa compiacente e non continua a far evolvere l’uso del software basandosi sulle funzioni di base implementate nella fase di go-live.

Inoltre, i fornitori di sistemi PM forniscono generalmente almeno un nuovo aggiornamento di rilascio ogni anno. La tua pratica avrà maggiori possibilità di incorporare con successo le nuove caratteristiche e funzioni se partecipi all’istruzione e alla formazione del gruppo di utenti sulla nuova versione.

Ad esempio, in una delle sessioni interattive della riunione a cui ho appena partecipato, avresti identificato le metriche critiche per tenere il dito sul polso della tua attività e (qui è dove si gioca il valore della riunione) come produrle metriche utilizzando il tuo sistema.

In un’altra sessione, il relatore ha dimostrato come identificare e correggere i problemi per migliorare il flusso del processo di fatturazione. È tutto perfettamente fatturato la prima volta nella tua pratica? Le rimesse ti vengono rispedite entro due settimane? Immagina se tu o il tuo staff aveste imparato come farlo accadere!

C’era una sessione progettata specificamente per i medici e guidata da medici che si è concentrata sulle cose che i medici possono fare per migliorare il loro flusso di lavoro personale con un EMR.

Se uno di questi suggerimenti o trucchi ti permettesse di vedere un paziente in più ogni giorno, quanto varrebbe?

Calcoliamo una stima:

Un paziente in più ogni giorno con un rimborso medio = $ 65 4 giorni / settimana 46 settimane / anno 4 x 46 x $ 65 = $ 11.960 soldi ritrovati in banca!

Molte delle sessioni hanno affrontato anche l’infrastruttura tecnologica.

In una sessione su reti wireless, i partecipanti hanno fornito molti suggerimenti utili mentre i membri del pubblico sollevavano questioni individuali. Era una stanza di 100 assistenti esperti!

Ciò non accade quando chiami l’help desk di un fornitore o registri una richiesta di ticket!

Si tratta di interazione con lo staff dei fornitori E con altri utenti. Mentre camminavo attraverso i corridoi e nelle sale conferenze, vedevo continuamente utenti che si salutavano l’un l’altro con grandi sorrisi, strette di mano calorose e abbracci amichevoli. Queste persone sono veramente felici di sedersi al tavolo l’uno con l’altro, utenti e rappresentanti dei fornitori, per conoscere le esigenze e le soluzioni e per impegnarsi in un dialogo.

Quando sono arrivato nella sala da ballo ho soprannominato "Mani su" room, ero già impressionato dalla quantità e qualità delle interazioni.

Quello che ho visto in quella stanza è stato un brusio di attività, dita puntate sugli schermi, tasti sulla tastiera e clic del mouse. Era rumoroso, energico, entusiasta e PIENO!

La stanza aveva centinaia di postazioni di lavoro e personificava l’apprendimento attivo.

Se avessi una domanda su come funzionava qualcosa, avresti la risposta.

Se volessi vedere come un altro utente ha implementato una funzione specifica, lo scopriresti direttamente da un utente.

Se avessi bisogno di aiuto con qualche problema di configurazione nel tuo sistema, lo avresti ottenuto immediatamente.

Wow!

Le persone si scambiavano biglietti da visita e avevo la sensazione che si trattasse di contatti che avrebbero inviato e-mail, parlato e risolto misteri nel corso del prossimo anno.

E, l’anno prossimo, quando si incontreranno nel corridoio alla prossima conferenza degli utenti, ci saranno strette di mano, abbracci e sorrisi tutt’intorno, perché queste persone conoscono il valore di un buon incontro di gruppo di utenti!

Se stai ancora pensando che non valga la pena spendere tempo e denaro, potresti avere ragione. Ma posso praticamente garantire che qualcuno del tuo ufficio imparerà cose che andranno a vantaggio dei tuoi profitti.

Chiedi al tuo fornitore come aderire.

Sì, i pazienti usano ancora contanti, soprattutto per i co-pay. E i contanti rappresentano un rischio per la pratica.

In che modo il tuo studio gestisce i contanti? Quali sono le tue procedure? Hai documentato il processo in modo che i dipendenti che intervengono per coprire il regolare gestore del contante sappiano quali sono le responsabilità?

Il rischio maggiore che il denaro pone è l’appropriazione indebita. Tutte quelle banconote da $ 20 possono essere molto allettanti, specialmente in tempi economici difficili.

Quindi la prima cosa di cui vuoi essere sicuro è che i tuoi dipendenti siano affidabili.

Esegui un controllo in background su tutti i nuovi assunti. Se chiedi ai tuoi colleghi dei controlli sui precedenti, avranno un sacco di storie sul candidato che non è stato disponibile sulla domanda o ha evitato le domande durante il colloquio e poi se n’è andato con un quarto di milione di dollari una banconota da $ 20 alla volta .

Dovrai anche assicurarti che tutti i tuoi dipendenti siano vincolati, quindi se i contanti scompaiono, sarai in grado di recuperarli.

Una volta che sei sicuro che l’area del personale sia coperta, passa ai processi e alle procedure:

Numerare tutti i moduli degli incontri (o le ricevute delle spese di visita) e tenere traccia dei moduli degli incontri mancanti su base giornaliera.